Conseguir manter um equilíbrio adequado entre as compras de um hospital e seu estoque está dentre um dos grandes desafios de uma instituição de saúde, principalmente se levarmos em conta o grande número de itens utilizados diariamente.

Sendo assim, é importante que os hospitais tenham a responsabilidade desses dois setores bem definidos, além de buscar soluções que otimizem as tarefas de ambos.

Prossiga com a leitura e descubra as dicas que a SYSTEMA separou para você e que prometem dar ao seu hospital tudo aquilo que ele necessita nessa questão!

Qual o papel das compras em um hospital?

Sua principal responsabilidade é a compra de produtos de qualidade através de fornecedores confiáveis dentro das melhores condições comerciais (qualidade, preço, prazo de entrega e prazo de pagamento) para assim, garantir um atendimento de qualidade e o funcionamento adequado do hospital. 

Isso envolve a identificação das necessidades de cada departamento, o gerenciamento de fornecedores que atendem os requisitos técnicos e administrativos e a negociação de contratos vantajosos.

Outro papel importante do setor de compras é a busca por economia de custos. Sendo assim, estamos falando da avaliação de alternativas mais econômicas, - negociação de preços competitivos e a seleção de fornecedores que ofereçam qualidade e custo-benefício. 

Além disso, esse setor trabalha com a garantia da conformidade regulatória. O que isso significa? Assegurar que todos os produtos e serviços adquiridos estejam em conformidade com as regulamentações de saúde e segurança, evitando problemas legais e riscos para os pacientes e para a instituição..

É válido ressaltar que a gestão do estoque também é uma função relacionada ao setor de compras, pois envolve o acompanhamento dos níveis de inventário e a garantia de que os suprimentos estejam disponíveis quando necessário, evitando a escassez ou o desperdício.

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Como funciona o estoque em um hospital?

O estoque de um hospital desempenha um papel extremamente importante na garantia da disponibilidade de suprimentos médicos e medicamentos necessários para fornecer cuidados de saúde de alta qualidade. 

O estoque de um hospital desempenha um papel extremamente importante na garantia da disponibilidade de produtos de forma adequada. Através de um gerenciamento efetivo de estoque,  garantir que não falte produtos, nem que haja excessos.

O processo começa com a identificação das necessidades da instituição que pode envolver várias áreas do hospital, desde o departamento de compras até as equipes clínicas. 

Em seguida, o departamento de compras - bem como comentamos anteriormente - é responsável por adquirir os itens necessários, negociando contratos com fornecedores e garantindo que os produtos atendam aos padrões de qualidade e regulamentos.

Uma vez adquiridos, os produtos são recebidos, verificados e armazenados em locais apropriados, considerando fatores como temperatura, umidade e segurança. Além disso, é essencial manter um controle rigoroso dos lotes e datas de validade, para evitar assim o desperdício com produtos vencidos.

O monitoramento constante dos níveis de estoque, evita a escassez de itens críticos e reduz o excesso de estoque que pode resultar em custos desnecessários.

Além disso, a tecnologia desempenha um papel importante na gestão do estoque hospitalar. Muitos hospitais utilizam softwares especializados - como o SYSTEMA H2005 - para rastrear o estoque em tempo real, facilitando a tomada de decisões sobre abastecimento e distribuição interna.

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Como é possível manter o equilíbrio entre as compras e o estoque de um hospital?

Manter o equilíbrio entre as compras e o estoque de um hospital é indispensável para garantir a disponibilidade de produtos necessários, ao mesmo tempo em que se evita o excesso de estoque, que pode resultar em custos desnecessários. 

Descubra a seguir algumas formas de realizar - e manter - esse equilíbrio!

1 - Análise de necessidades

Realize uma análise cuidadosa das necessidades de cada departamento e unidade de cuidados de saúde do hospital. Isso envolve a comunicação frequente com os profissionais de saúde para entender suas demandas específicas. Uma gestão proativa das necessidades ajuda a evitar compras excessivas ou insuficientes.

2 - Gestão de estoque eficiente

Implemente sistemas de gestão eficientes que permitam o monitoramento do estoque hospitalar em tempo real. Isso ajuda a identificar quando é necessário reabastecer e evita a escassez ou o excesso de estoque.

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3 - Gestão de fornecedores

Mantenha relacionamentos sólidos com fornecedores confiáveis, o que pode incluir contratos de longo prazo e parcerias estratégicas que garantam preços competitivos e prazos de entrega confiáveis.

4 - Monitoramento de desperdício

Monitore o desperdício de produtos, especialmente aqueles com datas de validade próximas do vencimento. Implemente sistemas de "primeiro a vencer, primeiro a sair" (FIFO) isso irá auxiliar na redução de perdas e controle de custos.

5 - Uso de Tecnologia

Utilize ferramentas de gestão eficientes para automatizar os processos, rastrear o estoque e gerar relatórios que auxiliem na tomada de decisões.

Um dos melhores exemplos do mercado é o SYSTEMA H2005. Um software desenvolvido especialmente para possibilitar uma gestão hospitalar de qualidade, possuindo módulos de trabalho específicos, como:

• Requisição;
• Compras;
• Custos;
• Financeiro;
• Estoque;
• Subestoque.

Systema H2005: a solução que seu hospital precisa!

Como você pôde perceber ao longo do texto, o SYSTEMA H2005, é uma excelente solução para auxiliar seu hospital no equilíbrio entre compras e estoque, além de possibilitar a aquisição de outros módulos para aumentar seu controle gerencial e possibilitar um trabalho mais assertivo.

Quer saber mais sobre ele e como ele pode ajudar sua instituição na prática? Então, ENTRE EM CONTATO CONOSCO e descubra de uma vez por todas!